Статьи

Тренды внутренних коммуникаций 2021

Глава 1.3. Новые тренды и треки внутренних коммуникаций в 2020-2021
Автор. София Семенова, руководитель направления корпоративной культуры и социальных отношений НИПИГАЗ
Отрывок из книги "ВСЕ О ВНУТРЕННИХ КОММУНИКАЦИЯХ. ПЕРЕЗАГРУЗКА"

📌1. О чем пойдет речь?
Казалось бы, нам в России не привыкать к разного рода кризисам и форс-мажорам. У нас, что ни сезон, то какая-нибудь «напасть», влияющая на бизнес. Но, к тому, что в 2020 году весь мир и Россия вместе с ним «сядет на карантин», даже стойкие россияне оказались не готовы.
Многие компании обсуждали необходимость большей цифровизации и внедрения возможностей удаленной работы для сотрудников и ранее. Были компании, в основном из ИТ-сферы, где управление распределенными удаленными командами являлось обычной практикой. Но все-таки, подавляющее большинство представителей отечественного бизнеса если и рассматривало такую опцию, то в отдаленной перспективе. А офисные сотрудники тихо мечтали о том, чтобы время от времени работать из дома.
Реальность 2020 года превзошла самые смелые ожидания. Большинство компаний отправило своих сотрудников на «удаленку» внепланово и без предварительной подготовки. В таких условиях основной задачей бизнеса было сохранение эффективности, ну, или по крайней мере, минимизация потенциальных потерь.
Настал «золотой час» внутренних коммуникаций.
И если в «до-ковидную» эпоху внутрикому часто отводилась незавидная роль «массовиков-затейников», то в 2020 году внутренние коммуникации отчетливо продемонстрировали свою бизнес-составляющую. И заняли законное место у руля организации информационных потоков компании.

📌2. Как это было на самом деле?
Внутриком «в деле»
В 2020 году специалистам по внутренним коммуникациям нужно было поддерживать связь компании с сотрудниками на расстоянии, вовлекать их в рабочий процесс, с учетом новых вводных, помогать руководителям адаптировать команды к новым условиям, заботиться о здоровье и благополучии сотрудников с учетом действовавших ограничений.
Во время карантина бизнесу на реальных примерах стала очевидна важность оперативных и качественных коммуникаций с сотрудниками. И, похоже, что позиции внутренних коммуникаций в будущем будут только укрепляться.
Уходим «в цифру»
Сильно изменились и инструменты, которыми теперь пользуются коммуникаторы. В первую очередь, большинство коммуникаций перешли в онлайн. Если в 2019 году топ каналов коммуникации составляли корпоративный портал, мероприятия, совещания, электронные рассылки и стенды, то в 2020-м в списке наиболее популярных были мессенджеры и видеоконференции.
Так, если посмотреть на победителей премии WOW!HR за 2021, то можно заметить, что большинство проектов связаны именно с цифровизацией, включая использование мессенджеров и чат-ботов в коммуникациях с сотрудниками.


Следуем за аудиторией
Концепция «омниканальности» в коммуникациях была популярна и раньше, но именно в 2020 году использование всего спектра доступных каналов стало ключевым трендом.
Все просто: сегодня нам важен любой способ эффективной связи с сотрудниками, экстренно переведенными на дистанционный режим работы. А значит – нужно идти туда, где находится твоя аудитория
Так, мы в компании «НИПИГАЗ» задействовали одновременно целый комплекс инструментов коммуникаций с сотрудниками: от корпоративной газеты, электронных рассылок, наглядной агитации, портала и корпоративного ТВ, до форумов по закрытой ссылке на YouTube, аккаунта в Instagram, а также канала в одном из популярных мессенджеров.
Нам важно было продолжать одинаково эффективно общаться со всеми сотрудниками: и с теми, кто перешел на «удаленку», и с теми, кто продолжал работу на объектах.


Равноправие каналов
При этом каждый наш канал транслировал информацию в едином ключе, чтобы обеспечить полноту информации сотрудникам. По сути каналы дополняли друг друга – через QR-код на плакате можно было перейти на портал, по активной ссылке из новостного дайджеста – задать вопрос, затем получить ответ на форуме для сотрудников, который в свою очередь был продублирован на корпоративном портале и так далее.
Вовлечение руководителей
Основной «головной болью» внутренних коммуникаций всегда было вовлечение руководителей в регулярные коммуникации и обратную связь с сотрудниками. Зачастую руководители не находили времени в своем плотном графике или выбирали другие приоритеты. 2020 год в буквальном смысле вынудил руководителей разного уровня «выйти в народ». Столько прямых эфиров и форумов, скайп-встреч и zoom-конференций, как в 2020 году, не было никогда ранее. И это очень положительный момент, ведь, как показывает статистика, и доказывает практика, 70% мотивации и вовлечения сотрудников зависит именно от руководителя.


Рис.1.3. Роль руководителя

Интеграция внутренних и внешних коммуникаций
Интегрированных подход уже использовался многими компаниями с 2017 года, но именно в пандемию возросла важность и критичность концепции единых коммуникаций.
Во-первых, с переходом на дистанционную работу стерлась грань между «внешним» и «внутренним» пространством компании.
Во-вторых, с активным ростом популярности онлайн-каналов, стало практически невозможно разграничить информацию для внешней и внутренней аудитории. Например, корпоративные телеграм-каналы рассказывали не только о том, что происходит на предприятиях, но и как живут регионы присутствия компании. Мы, в «НИПИГАЗ» стараемся строить коммуникации, исходя из этого принципа, каждый раз обсуждаем, как тот или иной информационный повод будет транслироваться вовне и внутри компании, а также составляем единый план коммуникаций на год.

Бренд работодателя: сократить нельзя оставить
Кризис, вызванный пандемией, в очередной раз подтвердил тезис о том, что работа с брендом работодателя имеет и будет иметь долгосрочный эффект. Нельзя один раз получить титул «лучшего работодателя» отрасли и пользоваться этим преимуществом всё оставшееся время.
Как показала практика, не все компании смогли достойно пройти сквозь сложные времена. Вспоминается одиозный кейс, когда американский сервис аренды электросамокатов Bird одномоментно уволил 30% своих сотрудников во время общей конференции в Zoom.
До пресловутой видео-конференции работники надеялись, что руководство расскажет, как стартап будет справляться с последствиями пандемии. Две недели после перевода на удалённую работу они не получали информации о состоянии фирмы и новом порядке работы.
А когда пришли на ту самую конференцию их ждала новость об увольнении. Сама процедура длилась две минуты. Сотрудников Bird пригласили в видеоконференцию под названием «Обновление по Covid-19», и продемонстрировало им запись, в которой говорилось, что из-за пандемии компания сокращает штат. Не дав ни дополнительных пояснений, ни возможности задать вопросы. Некоторые сотрудники стартапа потом рассказали прессе, что вышли из видеочата из-за технических проблем и не услышали объявление целиком. А спустя 10 минут после видео-обращения руководства, доступ сотрудников к корпоративной почте и мессенджеру Slack оказался заблокирован.
Эта история получила широкую огласку по всему миру. Любой кризис рано или поздно заканчивается, но после подобного репутационного скандала компании в будущем будет крайне сложно привлекать к себе сотрудников.

Старый добрый офлайн
Один из ключевых выводов 2020 года, гласит: традиционные офлайн-каналы рано списывать со счетов.
После того, как все мы провели целый год в бесконечной череде онлайн марафонов и видео-конференций, старый добрый офлайн стал скорее привилегией, чем обыденностью.
Согласно новому исследованию Microsoft, в котором приняли участие 9 тыс. менеджеров и сотрудников, работающих на 15 европейских рынках, удаленная работа может мешать развитию творческого мышления и генерации инновационных идей. А ведь именно они так нужны бизнесу для успеха. Так что определенная доля «ламповости» и офлайн-каналов все-таки должны присутствовать в деятельности коммуникатора.
Уверенна, что перечисленные мной тренды останутся актуальными и в 2021 году. Но, за их рамками остались некоторые важные вещи, на которых я призываю вас сосредоточиться.


📌3. Советы автора
Сосредоточьтесь на опыте сотрудников
В последние годы многие компании стали активно внедрять в свои HR-процессы концепцию «опыта сотрудников». Почему опыт сотрудников сегодня имеет такое большое значение?
Начнем с определения. Опыт сотрудника описывает его путь внутри организации. От собеседования до самого первого дня и особенно продолжения работы, физического рабочего места, отношений с руководителем и благополучия. Джейкоб Морган, автор книги «Будущее работы», считает, что «Опыт сотрудников в значительной степени определяется тремя элементами: рабочей средой, инструментами и технологиями, а также корпоративной культурой».
Каждый полученный «опыт сотрудника» должен отражать культуру и ценности компании. В основе опыта сотрудников лежат эффективные внутренние коммуникации, которые позволяют сотрудникам быть в полной мере вовлеченными и оставаться в курсе дел компании, и играют ключевую роль в их успехе и успехе компании.
Рекомендации: поскольку опыт сотрудников - это целостная концепция, тем более что она основана на необходимости охватывать множество аспектов в течение жизненного цикла сотрудника, граница между направлением внутренних коммуникаций и управлением персоналом в целом, становится все более размытой. Внутренние коммуникации и HR должны работать вместе, чтобы создавать и поддерживать положительный опыт сотрудников во время каждого взаимодействия с компанией, поскольку обе функции работают с одной и той же аудиторией.

Больше визуального общения
Визуальная коммуникация становится тенденцией во внутренних коммуникациях в 2021 году. И, это неудивительно. Наше поведение на наших личных каналах и аккаунтах в социальных сетях многое говорит нам и рекламодателям о наших коммуникативных предпочтениях. Исследования показывают, что визуальные посты получают гораздо больше лайков, комментариев и репостов, чем просто стандартный текстовый пост. Так, Facebook провела собственное исследование и обнаружила, что изображения играют ключевую роль в эффективности рекламы, если быть точным, на 75-95%.
То же можно сказать и об общении внутри компании. Сотрудники гораздо чаще используют визуальную коммуникацию, чем просто текст. Так, видео-сообщения от руководства воспринимаются как более искренние, достоверные и заслуживающие доверия. А, благодаря качеству современных мобильных телефонов каждый имеет доступ к недорогому и качественному инструменту для производства подобного контента.
Рекомендации: если вы действительно хотите, чтобы ваши сотрудники «взаимодействовали» с вашим контентом, вам нужно сделать его более интересным. Для этого добавьте во внутренние коммуникации визуальные элементы - видео, инфографику, GIF-файлы и т.п.


Больше внимания признанию сотрудников
Если вы хотите сделать сотрудников более мотивированными и вовлеченными, сместите свой фокус на программы признания сотрудников. Особенно это важно при удаленной работе, когда видимость вклада каждого сотрудника для всей компании становится менее очевидной. Исследование Human Resources Today 2020 (ССЫЛКА 1) показывают, что программы признания сотрудников оказывают положительное влияние на рабочую атмосферу и производительность:
• В компаниях с программами признания сотрудников на 31% ниже показатель текучести (по собственному желанию сотрудника).
• 50% сотрудников считают, что благодарность менеджеров улучшает отношения и укрепляет доверие.
• 90% сотрудников, которые работают в организациях с эффективными программами вознаграждения, сказали, что «моя работа имеет значение».
Рекомендации: пересмотрите программы нематериальной мотивации и признания в ваших компаниях, чаще рассказывайте о историях успеха, опыте и достижениях ваших «удаленных» сотрудников.


Чаще просматривайте данные
Регулярная оценка эффективности и аналитические данные используются далеко не всеми коммуникаторами. Согласно исследованию institute of Internal Communication 2020
лишь половина профессионалов отрасли используют количественные показатели для объяснения значимости внутренних коммуникаций для руководства, в то время как только 43% используют данные для принятия своих решений. Команды, которые не отслеживают эффективность своего подхода, упускают важную возможность. В частности, когда бюджеты ужесточаются в ответ на ситуацию с пандемией, внутренние коммуникации могут использовать показатели вовлеченности сотрудников и повышения производительности, чтобы заручиться поддержкой руководства. Аналитические данные могут сыграть решающую роль в определении новых приоритетов.
Рекомендации: не просто собирайте данные. Регулярно анализируйте их и принимайте необходимые меры на основе полученных данных. Учтите, что, если вы отправляете электронные письма с важной информацией, но только 40% ваших сотрудников открывают и читают сообщение, вам нужен новый инструмент для такой коммуникации.
Благополучие сотрудников - это не второстепенная задача
В условиях пандемии и удаленной работы, приводящих к размыванию баланса работы и личной жизни, многие сотрудники чувствовали выгорание. Выгорание приводит к ухудшению эффективности и производительности, что довольно быстро может сказаться на бизнесе компании.
Рекомендации: к счастью, правильный подход к внутренним коммуникациям поможет снизить уровень стресса и дать вашим коллегам возможность обратиться за поддержкой. Начните с запуска каналов обратной связи, таких как социальные форумы и пульс-опросы, чтобы получить представление о настроениях сотрудников.
Специалисты компании Gallup в ходе одного из исследований пришли к выводу, что есть пять основных факторов, которые влияют на благополучие сотрудников: физическое здоровье; душевное равновесие; комфортная рабочая среда; финансовое благополучие; возможность профессионального роста. Получив представление о том, что чувствуют ваши коллеги, сотрудничайте с HR, чтобы запустить инициативы по повышению благополучия ваших сотрудников. 

ПОЛУЧИТЬ БОЛЬШЕ ИНФОРМАЦИИ О КНИГЕ И КУПИТЬ ЕЕ МОЖНО НА САЙТЕ